Office ManagerIn (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Hamburg

Darum geht's:

Mit LIFE HAMBURG entsteht bis 2026 in Hamburg-Bramfeld ein zukunftsorientierter und nachhaltiger Campus, der Maßstäbe im Bereich des lebenslangen Lernens, des generationsübergreifenden Miteinanders und des ganzheitlichen Wohlbefindens setzen soll. Unser Ziel ist es, eine innovative Umgebung für Gemeinschaft zu schaffen, in der Menschen jeden Alters ihre individuellen Stärken entdecken und entwickeln können, um so die eigene und unsere gemeinsame Zukunft bestmöglich zu gestalten.

Als Office ManagerIn (m/w/d) hältst du unseren Laden operativ am Laufen, verantwortest alle zentralen administrativen Prozesse und kümmerst dich um Aufgaben rund um das Team und unseren Teamspirit.

Deine Aufgaben:

Du hast Lust, unsere Office Management Prozesse (digital und analog) auf ein neues Level zu bringen (Bestellprozesse, Dokumentation, Posteingang, HR-Administration, Accounting, Dienstleistersteuerung)
Du bist erste Ansprechperson für externe Anfragen, kannst priorisieren und verteilst wichtige Informationen zeitnah und effektiv im Team
Du unterstützt die Koordinierung von Recruiting-Terminen, um einem reibungslosen Ablauf sicherzustellen
Du stellst die Funktionalität unserer Räumlichkeiten sicher und bist bereit, dafür mind. zwei Mal pro Woche in Bramfeld vor Ort zu sein
Du hast den Überblick über unsere Büroausstattung und hast Lust, unser Office stetig zu einem schöneren Ort zu machen und somit zu einem Arbeitsplatz, an dem gerne gearbeitet wird
Du verantwortest die Verfügbarkeit und Funktionalität unserer Arbeitsmittel (z.B. Laptops, Lizenzen, Schlüssel, Willkommensgeschenke, kalte Getränke)
Du verantwortest die Planung von Team-Events und gibst Impulse für unsere Teamkultur
Du hältst den Überblick über unser Office-Management-Budget

Das bringst du mit:

Du hast Berufserfahrung im Office Management oder als Assistenz der Geschäftsführung und verfügst über kaufmännische und personalbezogene Kenntnisse
Du bist ein Organisationstalent, bringst eine große Leidenschaft für klare, transparente Prozesse mit, lernst gerne dazu und stärkst mit uns gemeinsam das Fundament unserer Organisation
Du hast ein gutes, technisches und handwerkliches Grundverständnis Du bist gerne in Kontakt mit Menschen und hast Lust, Verantwortung zu übernehmen
Du arbeitest eigenverantwortlich und schnappst dir deine Aufgaben proaktiv
Du hast ein Auge fürs Detail und behältst gleichzeitig den Überblick fürs große Ganze
Du bist fit im Umgang mit den gängigen Tools & Datenbanken (MS Office, Personalsysteme, Budget- oder Kreditkarten-Systeme oder vergleichbare Software). Erfahrung mit Personio wünschenswert.
Fließend in Deutsch und Englisch

Das bieten wir:

Du hast die Möglichkeit, ein Leuchtturmprojekt in Hamburg in einer frühen Phase mitzugestalten
Du arbeitest in einem innovativen Umfeld und einem dynamischen und engagierten Team, das sich leidenschaftlich für Bildung und Gemeinschaft einsetzt
Du erhältst die Freiheit, selbstständig Lösungen zu entwickeln, Verantwortung zu übernehmen und mit deinen Fähigkeiten jeden Tag einen echten Unterschied zu machen
Wir bieten eine steile Lernkurve: In der Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern erhältst du einen ganzheitlichen Blick auf die Organisationsentwicklung und kannst dich kontinuierlich weiterentwickeln.
Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Company Culture und HR-Themen
Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und die Möglichkeit, aktiv deine Rolle mitzugestalten

Wenn Du eine Leidenschaft für Bildung und gesellschaftlichen Wandel hast und Teil der Entwicklung eines einzigartigen Ortes und Ökosystems sein möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

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Über uns

Mit LIFE HAMBURG entwickeln wir einen zukunftsorientierten und nachhaltigen Campus für lebenslanges Lernen, generationsübergreifendes Miteinander und ganzheitliches Wohlbefinden in Hamburg-Bramfeld. Einen Ort zum Entdecken unserer Möglichkeiten. Das Projekt wurde durch die Holistic Foundation von Janina Lin und Benjamin Otto initiiert.

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